Rekisteriseloste

YHDISTETTY REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

 

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä

Worker Finland Oy
Y-tunnus 2869634-5
Viinikankatu 55
33800 Tampere
Puh. 040 513 4522

Rekisteriasioista vastaava henkilö

Riikka Mäkinen
Puh. 040 513 4522
riikka.makinen(a)workerfinland.fi

Rekisterin nimi

Työnhakijoita, työntekijöitä ja työnantajayhteisöjen yhteyshenkilöitä koskevia tietoja sisältävä rekisteri

Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Worker Finland Oy:n ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden (myöhemmin Worker) asiakkaiden eli työnhakijoiden ja työnantajien yhteen saattaminen. Rekisteriin kerätään tietoja, jotka ovat tarpeen Workerin harjoittamassa työntekijöiden rekrytoinnissa ja välittämisessä sekä työsuhteen luomisessa ja ylläpitämisessä. Henkilötietojen kerääminen perustuu työnhakijan antamaan suostumukseen. Rekisteriin kerätään tietoja myös kyseiseen toimintaan liittyvien palveluiden tuottamiseksi ja kehittämiseksi, asiakassuhteiden hoitamiseksi ja markkinointiin. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain mukaisesti.

Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin ryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

Työnhakijan perustiedot: nimi, yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero), syntymäaika, henkilötunnus, kansalaisuus, valokuva, työlupaa ja työtuntirajoitteita koskevat tiedot, pankkiyhteystiedot, verotukseen liittyvät tiedot.
Koulutus ja kokemus: Koulutus, ammatti, työkokemus, kielitaito, käydyt kurssit ja suoritetut kortit, mahdollinen erityisosaaminen, nykyinen sekä aiemmat työsuhteet ja niiden kesto, laatu sekä mahdolliset suosittelijat, työterveydentilaa koskevat tiedot (vain siltä osin kuin tarpeellisia työtehtävien kannalta), ajokorttitiedot ja auton käyttömahdollisuus työtehtävissä.
Työnhakijan toiveet: työnhakijan työnhakua koskevat tiedot, kuten toiveet haetusta työpaikasta, palkkatoive, haettu työntekopaikka, mahdolliset työn aloittamiseen ja lopettamiseen liittyvät tiedot.
Rekisterinpitäjän asiakkaana olevan työnantajayhteisön tiedot: perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelin- ja faksinumerot, laskutustiedot) sekä yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot sekä rekisterinpitäjän ja rekisteröityjen väliseen asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilaustiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Työnhakijalta kerättävät tiedot koostuvat työnhakijan sähköisesti täyttämästä hakemuksesta sekä/tai työnhakijan mahdollisessa haastattelussa antamista tiedoista. Työnhakijan rekisteriin tallennettuja tietoja voivat muuttaa ne Workerin toimihenkilöt, joilla on rekisterin käyttöoikeus. Työnhakija voi itse muuttaa nimi- ja yhteystietojaan järjestelmän kautta omilla henkilökohtaisilla tunnuksillaan. Työnhakijan edelliseen tai nykyiseen työsuhteeseen liittyviä tietoja kerätään työnhakijan suostumuksella myös tämän työnantajilta saadun palautteen perusteella sekä rekisterinpitäjän asiakkaina toimivien työnantajayhteisöjen palautteen perusteella.
Työnantajayhteisöä koskevat tiedot kerätään työnantajayhteisön yhteyshenkilöltä esimerkiksi asiakassuhteen käynnistämisen yhteydessä. Tietojen päivityksiä, kuten nimi- ja osoitetietojen päivityksiä, saadaan myös päivityspalveluita tarjoavilta yrityksiltä ja viranomaisilta.

Tietojen luovutus

Työtehtävien kannalta tarpeellisia rekisteriin tallennettuja henkilötietoja luovutetaan työnhakijan antaman suostumuksen perusteella Workerin asiakkaina oleville työnantajayhteisöille työnhakijoiden ja työnantajien yhteen saattamiseksi. Henkilötietojen luovuttaminen perustuu rekisteröidyn suostumukseen.

Lisäksi rekisteriin tallennettuja henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille (joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja) sekä rekisterinpitäjän lukuun toimiville palveluyrityksille.

Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojaus

Rekisteri koostuu sekä manuaalisesta että atk-pohjaisesta rekisteristä. Henkilökohtaisten tietojen suojaamisesta huolehditaan hallinnollisilla, teknisillä ja fyysisillä keinoilla. Manuaaliseen rekisteriin kerättäviä henkilötietoja säilytetään lukollisissa säilytystiloissa Workerin toimitiloissa. Manuaalisen rekisterin tietoihin on pääsy ainoastaan henkilöillä, joiden työtehtävien hoitaminen edellyttää rekisterin tietojen käsittelyä.

Atk-pohjaista rekisteriä käytetään verkkoympäristössä. Rekisteri sijaitsee suojatussa tietoympäristössä suojatulla palvelimella. Tietoaineiston käsittely ja rekisterin tarkoituksen mukaiset luovutukset on suojattu käyttäjätunnuksin, salasanoin, palomuurein ja hallinnollisin tietoturvatoimin. Rekisteriin on luovutettu henkilökohtaiset käyttöoikeudet niille Workerin toimihenkilöille, joiden on työtehtäviensä puolesta tarpeellista käsitellä henkilötietoja. Käyttöoikeus rekisteriin päättyy, kun henkilö siirtyy pois tehtävistä, joiden hoitamista varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus rekisteriin.

Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä.

Tarkastus- ja korjausoikeus

Henkilöllä on Henkilötietolain 26§:n mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat rekisterissä olevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuina rekisterinpitäjälle tai esittää pyyntö henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.  Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista.

EU:n tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tulla unohdetuksi. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa poistoa, mikäli ei enää halua, että hänen tietojaan käsitellään. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, mikäli tietojen säilyttämiselle ei ole laillista perustetta. Poistopyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuina rekisterinpitäjälle tai esittää pyyntö henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.